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    7種工具,提高工作效率so easy
    發表時間:2015-01-05 來源:培訓雜志 7165閱讀

    一、SWOT分析法


    Strengths:優勢

    Weaknesses:劣勢

    Opportunities:機會

    Threats:威脅


    意義:幫您清晰地把握全局,分析自己在資源方面的優勢與劣勢,把握環境提供的機會,防范可能存在的風險與威脅,對我們的成功有非常重要的意義。



    二、PDCA循環規則


    Plan:制定目標與計劃;

    Do:任務展開,組織實施;

    Check:對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查;

    Action:糾正偏差,對成果進行標準化,并確定新的目標,制定下一輪計劃。


    意義:每一項工作,都是一個pdca循環,都需要計劃、實施、檢查結果,并進一步進行改進,同時進入下一個循環,只有在日積月累的漸進改善中,才可能會有質的飛躍,才可能取得完善每一項工作,完善自己的人生。



    三、6W2H法


    What:工作的內容和達成的目標;

    Why:做這項工作的原因;

    Who:參加這項工作的具體人員,以及負責人;

    When:在什么時間、什么時間段進行工作;

    Where:工作發生的地點;

    Which:哪一種方法或途徑;

    How:用什么方法進行;
    much:需要多少成本?


    意義:做任何工作都應該從6W2H來思考,這有助于我們的思路的條理化,杜絕盲目性。我們的匯報也應該用6W2H,能節約寫報告及看報告的時間。



    四、SMART原則


    Specific具體的;

    Measurable可測量的;

    Attainable可達到的;

    Relevant相關的;

    Timebased時間的;


    意義:人們在制定工作目標或者任務目標時,考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的,也才能指導保證計劃得以實現。


    特別注明:
    有的又如此解釋此原則:

    —S代表具體(Specific),指績效考核要切中特定的工作指標,不能籠統;
    —M代表可度量(Measurable),指績效指標是數量化或者行為化的,驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的;
    —A代表可實現(Attainable),指績效指標在付出努力的情況下可以實現,避免設立過高或過低的目標;
    —R代表現實性(realistic),指績效指標是實實在在的,可以證明和觀察;
    —T代表有時限(time
    bound),注重完成績效指標的特定期限。



    五、時間管理-重要與緊急


    A、重要且緊急

    緊急狀況迫切的問題,限期完成的工作,你不做其他人也不能做

    B、重要不緊急
    準備工作,預防措施,價值觀的澄清計劃,人際關系的建立,真正的再創造,增進自己的能力

    C、緊急不重要
    造成干擾的事、電話、信件、報告會議,許多迫在眉捷的急事,符合別人期望的事

    D、不重要不緊急
    忙碌瑣碎的事,廣告、函件、電話、逃避性活動。


    在進行時間安排時,應權衡各種事情的優先順序,要學會“彈鋼琴”。
    對工作要有前瞻能力,防患于未然,如果總是在忙于救火,那將使我們的工作永遠處理被動之中。



    六、任務分解法[WBS]


    即Work Breakdown Structure,如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動


    WBS分解的原則:
    將主體目標逐步細化分解,最底層的任務活動可直接分派到個人去完成;每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。


    WBS分解的方法:
    至上而下與至下而上的充分溝通;一對一個別交流;小組討論;


    WBS分解的標準:
    分解后的活動結構清晰;邏輯上形成一個大的活動;集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點;所有活動全部定義清楚。


    意義:學會分解任務,只有將任務分解得足夠細,您才能心里有數,您才能有條不紊地工作,您才能統籌安排您的時間表。



    七、二八原則


    巴列特定律:“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。”


    按事情的“重要程度”編排事務優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。


    舉例說明:

    80%的銷售額是源自20%的顧客;

    80%的電話是來自20%的朋友;

    80%的總產量來自20%的產品;

    80%的財富集中在20%的人手中;


    這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾,善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒,把資源用在最重要、最緊迫的事情上。

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